Gestión vs. Información

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A medida que los sistemas de información se han vuelto relevantes y se encuentran ahora presentes en prácticamente todas las empresas y organizaciones, se ha convertido en el foco de atención para ‘saber’ que es lo que está sucediendo y desafortunadamente muchas veces a costa de no ‘controlar y dirigir’ el resultado.

 

El Diccionario de la Real Academia Española define gestionar como “ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa. Manejar o conducir una situación problemática”. Por otro lado, la palabra “información” es definida como “Acción y efecto de informar, adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada”.

La adquisición o acceso a información per se no implica una acción como consecuencia, mientras que gestionar utiliza la información para manejar o conducir una situación, la diferencia entre ambas puede en la mayoría de los casos generar confusión y espacios en los cuales la falta de acción causa retrasos, incumplimientos, duplicidades y altos costos a las organizaciones.

 

Cuando empresas de todo tipo y tamaño adquieren Sistemas de Información lo hacen con la finalidad de acelerar la velocidad y certeza en la toma de decisiones y la intención de eliminar la intervención humana de los procesos o restringirla para optimizar en costos, tiempo y potenciales errores, sin embargo todavía estamos lejos del punto en el cual la intervención humana pueda ser completamente eliminada y por lo tanto la información como la gente tienen que ser gestionadas de una manera estructurada, eficiente y ágil.

 

Estos sistemas de información proporcionan con frecuencia e incluso en tiempo real datos que indican tendencias, activan alarmas, resaltan excepciones y pueden llegar a detener de manera autónoma un proceso o equipo importante en caso de detectar algún tipo de riesgo en la seguridad. Sin embargo, en realidad es muy común que la información sea tan vasta que se vea con desinterés y apatía, causando demoras en el proceso de toma de decisiones. Las variaciones y tendencias que podrían ser proactivamente corregidas, muchas veces llegan a convertirse en problemas críticos debido a la falta de atención oportuna. Las alarmas sonoras, visuales o de otro tipo, se vuelven tan comunes que son desactivadas hasta que se vuelven recurrentes o detienen los procesos además de un sinnúmero de otras conductas y hábitos que deberían ser gestionados y no lo son.

 

Un Sistema de Gestión que integra elementos de información con una serie de conductas, herramientas y puntos de referencia debe existir en todas las organizaciones, el acceso a la información no garantiza que esta será utilizada de la mejor manera en beneficio del negocio y en muchas ocasiones encontramos que módulos completos son ignorados e incluso desactivados por la falta de comprensión al utilizar la información en las rutinas y trabajos diarios.

 

Igualmente cuando se manejan sistemas de información aislados para cada una de las áreas de la organización sin foros de discusión establecidos por los sistemas de gestión en donde se discuta de manera abierta, dirigida y orientada a la solución de problemas, se genera el efecto de ‘silos’ en el cuál cada área trabaja enfocada únicamente dentro de su entorno, perdiendo la perspectiva global de lo que sucede integralmente en el negocio y en los impactos que esto tiene en los estados de resultados de la organización.

La gestión efectiva de las áreas y unidades de negocio utiliza la información que tiene a su disposición para gestionar, ya que la información por sí misma no toma ninguna decisión y no dirige el resultado, es función de los niveles de mando el identificar problemas y tomar acción para garantizar que los objetivos sean alcanzados en tiempo, forma y de manera consistente.

 

Un sistema de gestión robusto integra elementos de control y de información formales e informales de forma tal que permite balancear la ejecución de los trabajos en sus múltiples perspectivas, en esta ecuación el factor humano es tan crítico como lo es el de proceso así como el tecnológico. En organizaciones que mantienen una constante interacción con los clientes finales esto es aún más importante, cada día las opciones de compra se van ampliando y el mantener un alto sentido de satisfacción al cliente es crítico, dejar esta interacción mayormente cargada al factor tecnológico puede tener un muy alto costo para las empresas.

Entender cuáles son todos los elementos que deben existir en un sistema de gestión y analizar las carencias y deficiencias del mismo es una tarea que requiere un análisis totalmente neutral, preferentemente externo para tener acceso a un punto de vista sin tendencia o interés en un sentido particular del negocio.

 

Uno de los problemas más recurrentes que se encuentran al hacer una valorización de los sistemas de gestión de las organizaciones es la abundancia de información y datos, seguida por la carencia de una estructura que facilite la toma de decisiones sin tener que distraer demasiado tiempo y atención del punto de ejecución.

 

Cuando esté listo para hacer una valorización de la existencia y efectividad de sus sistemas de gestión y métodos de control de la ejecución asegúrese de que puede también tener un punto de vista que sea amplio en el ámbito de negocios y que le permita adoptar buenas prácticas no solo de su industria en particular, esto le dará mayores ventajas competitivas.

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Por: Cristopher Del Angel, CEO en To The Top Management Consulting