Estructura Organizacional Eficiente

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Desde los grandes conglomerados hasta las más pequeñas empresas cuentan con una estructura organizacional, a pesar que no es algo a lo que usualmente se le presta mucha atención ya que no es un lugar, un bien o un servicio que es producido, sino algo en lo que vivimos inmersos todos los días, en el mejor de los casos es claro y está bien definido a quien se reporta y sobre qué áreas y grupos de personas se tiene responsabilidad. Desafortunadamente, no siempre se tiene esta claridad, de hecho la mayoría de las veces se convierte en algo tan conceptual que cada individuo tiene su propia interpretación de cómo funciona la estructura de la organización y hasta donde llegan sus responsabilidades y obligaciones.

 

Esto es mucho más común de lo que se podría pensar, cuando se solicita un organigrama como un elemento para comprender una organización, ocho de cada diez veces lo que se obtiene es un documento no actualizado, y no estamos hablando de simplemente el nombre de la persona en un puesto, esto es tan grave como no tener claro si una posición está ubicada en el nivel adecuado, o no poder explicar por qué razón las áreas de soporte tienen las estructuras más caras y pesadas cuando no son las áreas fundamentales del negocio.

 

Una de las causas de estructuras organizacionales confusas e ineficientes esta relacionada con crecimientos acelerados que demandan más recursos y más talento, que no necesariamente está pensado como un elemento integral en el todo de una organización eficiente, desafortunadamente esto propicia que las organizaciones se adapten al estilo gerencial y de liderazgo de las personas y cuando las personas cambian estas estructuras, quedan como una herencia positiva o negativa que no necesariamente se entiende y no se cuestiona, simplemente se mantiene.

 

Algunas estructuras organizacionales no son cuestionadas a pesar de su complejidad y son únicamente formalizadas a través de políticas, procedimientos y descripciones de puesto que no necesariamente define cual es el valor agregado que la organización tiene al mantener ciertas posiciones o líneas de reporteo donde existen hasta más de cuatro niveles sin más de una persona en cada nivel.

 

Los costos por las ineficiencias de estas estructuras son muy altos, no solamente por el costo fijo implícito sino que generan procesos complicados y burocracias innecesarias dentro de las organizaciones ya que naturalmente son parte integral del todo aunque no tengan un valor agregado para la organización.

 

Una empresa minera de gran relevancia en Sudamérica con más de cuatro mil empleados había invertido más de tres meses tratando de integrar un solo documento con su estructura organizacional real, al estar integrando información se dieron cuenta que más de la mitad de las áreas no contaban con estructuras alineadas con las políticas corporativas, se habían creado puestos temporales que llevaban hasta cinco años operando y que por ley habían ganado una serie de beneficios que en algunos casos superaban aquellos que se presupuestaban, se habían dado títulos de puesto a individuos por ser la única manera de poder evitar y engañar las limitaciones corporativas impuestas. Puestos que habían sido tercerizados seguían existiendo de manera interna y posiblemente lo más grave es que dentro de las áreas no se podía ubicar a varias decenas de personas que percibían ingresos y beneficios de manera normal.

 

Algunas empresas mantienen un principio de organizaciones planas que no es correctamente aplicado, generando tramos de control excesivos a nivel ejecutivo que no permiten gestionar el trabajo de manera adecuada y eficiente, de la misma manera se generan tramos de control pequeños que generan ineficiencias.

 

Un error muy común al revisar o diseñar una organización es no tomar en consideración el contenido de trabajo que ya existe, siendo este el fundamento de la operación de los negocios. Una estructura eficiente no es aquella que solo se ve bien en su concepto sino aquella que facilita la eficiente operación del negocio.

 

Toda organización debe hacer una revisión de su estructura organizacional de manera rutinaria, de sus tramos de control, del número de niveles con los que está trabajando y contar con indicadores que le permitan establecer la eficiencia de su estructura contra el resultado del negocio, una de las practicas más riesgosas en las que se puede caer es la de contratar y despedir personal cuando hay que ajustar las finanzas del negocio o enfrentar un crecimiento repentino, si la organización no cuenta con una sólida herramienta de planificación integral de recursos (no solo los operativos o productivos) entonces corre el riesgo de perder talento, mercado, relevancia y permanecia en su área de negocios.

 

El cuestionar la lógica y el valor agregado de una estructura organizacional completa o de parte de esta, es algo que requiere de una perspectiva externa a la que la organización puede aportar. Las innegables relaciones interpersonales, intereses individuales, aspiraciones y simpatías van a ser un obstáculo aunque no siempre se quiera admitir.

El tener y mantener una estructura organizacional eficiente requiere asegurar que mientras se mantiene la productividad de las operaciones críticas del negocio no se hace bajo una estructura innecesariamente compleja e ineficiente. Una tendencia natural es la de tratar de exprimir lo máximo de la operación productiva mientras poco se hace por mantener las funciones corporativas y regionales no operativas, igualmente eficientes.

 

Altos niveles de especialización, funciones físicamente aisladas, reuniones de trabajo con demasiados participantes, múltiples niveles de aprobación para una sola decisión, largas listas de iniciativas que no progresan de acuerdo al plan, son todos indicios de una estructura que puede estar demasiado recargada y ser más costosa de lo que es saludable para la organización.

 

Cuando este preparado para hacer un análisis crítico de su organización asegúrese de contar con un punto de vista externo que también pueda aportar mejores prácticas e ideas innovadoras que no sean necesariamente de su propia industria, esto le dará un mejor resultado.  

 

Por: Cristopher Del Angel, CEO en To The Top Management Consulting